Quelle boite mail ?

Pour une entreprise : soit une adresse gmail, soit, bien sûr, une adresse professionnelle de type : contact@lentreprise.com. Laissez apparaître votre nom dans votre adresse.
Pour les amis : yahoo, gmail, hotmail ou facebook
Pour les parents : orange, laposte, cegetel…

Quel objet ?

Pour une entreprise : Indiquez d’abord le sujet principal, puis la raison précise de votre mail.
Ex : Création site web -> documents finaux à valider
Pensez à votre interlocuteur qui devra ensuite archiver au mieux vos messages. Evitez les majuscules. Indiquez l’urgence de votre message si besoin.

Pour les amis : l’objet n’est pas obligatoire mais si vous ne voulez pas que votre mail passe aux oubliettes (surtout pour nos amis ultra-sollicités ;-), mieux vaut être percutant. En ce moment, beaucoup s’amusent à écrire des objets à rallonge. Ou simplement des smiley, des points d’interrogation. La liberté est totale. Essayez simplement d’être inventif.

Quelle signature ?

Pour une entreprise : Nom, coordonnées, + logo de votre entreprise et lien vers site web, compte réseaux sociaux en option
Pour les amis : votre prénom, et numéro de portable (au cas où l’un de vos amis aurait perdu votre numéro)

Quel contenu ?

Pour une entreprise : la rédaction d’un mail professionnel (qu’il concerne une première demande ou une non) ne se construit pas comme un article de presse. Commencez par contextualiser votre demande (et n’oubliez pas le traditionnel « Bonjour » !). Formulez ensuite de manière simple (et courte) votre demande. Précisez vos attentes et ayez toujours une formule d’attention pour votre interlocuteur). En termes de longueur, un mail, même professionnel, ne doit pas dépasser les 4 paragraphes (2000 signes max). Mettez en gras les éléments importants et aérer votre contenu. N’employez pas de points d’exclamation (qui peuvent être mal interprétés) et veillez toujours à user d’un maximum de politesse.  Indiquez aussi à votre interlocuteur ce que contiennent vos éventuels fichiers joints. Relisez-vous pour éliminer le maximum (si ce n’est 100 %) des coquilles et des fautes. (si vous avez le temps, l’idéal est de laisser reposer votre mail une ou deux heures avant de cliquer sur « envoyer »)

Pour les amis :
Prenez votre temps. N’usez pas des abréviations. Enrobez votre mail dans un « salut », « bonjour », « hey » ou autre salutation amicale de votre cru et d’un « A bientôt » !

Quelle réponse ?

Pour une entreprise : le fait de répondre à un message ne vous abstient pas de tout effort de formulation. Prenez le temps de préciser « suite à votre mail » et de recontextualiser si besoin. Vous pouvez aussi reprendre chaque question ou élément du précédent mail et y intégrer vos réponses avec une couleur différente (en indiquant avec une flèche le dit élément). Quand vous le pouvez, répondez rapidement à votre interlocuteur. Si vous n’avez pas le temps de rédiger une réponse complète dans la journée, signifiez-lui simplement que vous avez bien reçu son message et que vous lui répondrez dans la semaine.

Pour les amis : soyez le plus court possible. Une question = une réponse. Mais toujours avec la petite formule de politesse qui va bien à la fin du mail !

J’ai récemment entendu dire que, dans certaines entreprises, les messageries devraient un jour disparaître pour être remplacées par des outils collaboratifs. Tant mieux ! Mais cela ne doit pas nous faire oublier les codes de rédaction d’un mail qui permettent bien souvent d’éviter malentendus et frustrations.

En vous remerciant de bien vouloir « transférer » ce billet

Pascale Lagahe